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© 2010 Franzis Verlag GmbH, 85540 Haar

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Herausgeber: Ulrich Dorn
EPUB-Bearbeitung und Konvertierung: www.goebel-software.com
Coverart & -design: www.ideehoch2.de

ISBN 9783645220088

Inhaltsübersicht

1  Excel-Oberfläche und erste Dateneingabe

1.1  Der Backstage-Bereich von Excel 2010

1.2  Der Excel-Bildschirm

1.3  Daten erfassen und bearbeiten

1.4  Zellen automatisch ausfüllen lassen

2  Tabellen selbst formatieren und gestalten

2.1  Achten Sie auf den Mauszeiger

2.2  Zellen markieren

2.3  Zellen formatieren

2.4  Zeilen und Spalten gestalten

2.5  Formate einfach mit dem Pinsel übertragen

2.6  Als Tabelle formatieren

2.7  ClipArt-Grafiken einfügen

2.8  Designs zur einheitlichen Gestaltung einsetzen

2.9  Excel-Dateien speichern und öffnen

2.10  Eine eigene Excel-Mustervorlage erstellen

3  Einfache Formeln verwenden

3.1  Formeln erstellen

3.2  Addieren mit dem Summen-Schalter

3.3  Formeln mit relativen und absoluten Bezügen

3.4  Zahlen formatieren

3.5  Reiseangebote vergleichen

3.6  Der Klassiker: Kfz-Kosten berechnen

3.7  Weitere nützliche Funktionen

4  Nützliche Hilfen bei der Arbeit mit Tabellen

4.1  Zeilen und Spalten bearbeiten

4.2  Zellen verschieben und kopieren

4.3  Zeilen und Spalten fixieren

4.4  Die Eingabe überprüfen lassen

4.5  Kommentare

4.6  Bedingte Formatierung

5  Rund ums Drucken

5.1  Den Ausdruck vorbereiten

5.2  Papierformat und Seitenränder einrichten

5.3  Das Seitenlayout

5.4  Wiederholungszeilen und Druckbereich festlegen

5.5  Die Seitenumbruch-Vorschau

6  Mit mehreren Blättern stressfrei arbeiten

6.1  Umgang mit Registerblättern

6.2  Über mehrere Blätter hinweg rechnen

6.3  Blätter mit Formeln kopieren

6.4  Von hier nach da mit Hyperlinks

7  Für jede Aufgabe eine Funktion

7.1  Prozentuale Verteilungen

7.2  Den Funktionsassistenten einsetzen

7.3  Mathematische Funktionen

7.4  Statistische Funktionen

7.5  Textfunktionen

7.6  Datum & Uhrzeit

7.7  Logische Funktionen

7.8  Ein Beispiel: Mitgliederverwaltung

8  SVERWEIS und Zielwertsuche

8.1  So arbeitet die SVERWEIS-Funktion

8.2  Zielwertsuche

9  Nützliches bei der Datenbearbeitung

9.1  Leere Zellen finden und füllen

9.2  Zellen mit Formeln finden und einfärben

9.3  Zellen mit Farben finden

9.4  Texte trennen

10  Mit Listen arbeiten

10.1  Liste anlegen

10.2  Liste sortieren

10.3  Liste filtern

10.4  Berechnungen bei der Listenbearbeitung

10.5  Der Befehl Teilergebnisse

11  Zahlen als Diagramme darstellen

11.1  Ein Diagramm erstellen

11.2  Ein vorhandenes Diagramm bearbeiten

11.3  Die neuen Diagramme – Sparklines

11.4  Kreisdiagramme

Stichwortverzeichnis

1  Excel-Oberfläche und erste Dateneingabe

So sieht Excel nach dem ersten Start aus:

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Bild 1.1  Excel 2010 nach dem Start der Anwendung

In der Titelleiste finden Sie neben dem Dateinamen der Mappe auch die Schnellstartsymbolleiste. Sie beinhaltet häufig genutzte Befehle und kann auf Wunsch erweitert werden.

Unter der Titelleiste befindet sich das Menüband, welches alle Excel-Befehle in Gruppen einteilt. Über die Register steuern Sie die Anzeige der Befehle.

Das dritte Element im Programmfenster von Excel ist die Bearbeitungsleiste. Sie dient unter anderem zur Anzeige der Zellinhalte und zum nachträglichen Bearbeiten.

Der größte Teil des Excel-Programmfensters ist die Tabelle, in die Sie Ihre Daten eingeben. Am linken unteren Rand der Tabelle sehen Sie die Tabellenregister, über die Sie auf ein anderes Tabellenblatt wechseln.

Der untere Teil des Fensters ist die Statusleiste, über die Sie unter anderem die Anzeigegröße der Tabelle steuern können.

Download-Link

www.buch.cd

Hier finden Sie alle Beispieldateien übersichtlich nach Kapiteln sortiert.

1.1  Der Backstage-Bereich von Excel 2010

Ein paar der wichtigsten Befehle von Excel finden Sie im Menü Datei . Wenn Sie auf das Register Datei klicken, klappt ein Menü herunter und präsentiert wichtige Befehle zum Umgang mit der aktuellen Mappe. Die aktuelle Mappe wird beim Öffnen des Menüs in den Hintergrund gebracht.

Hier finden Sie unter anderem Befehle zur Neuanlage, zum Öffnen, zum Speichern und zum Drucken von Mappen. Außerdem ist hier ein Befehl untergebracht, um das Fenster Excel-Optionen zu öffnen, über das Sie die Grundeinstellungen von Excel anpassen können.

Nach dem Öffnen des Menüs zeigt Excel Ihnen die zuletzt an diesem Computer bearbeiteten Mappen im Bereich Zuletzt verwendet.

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Bild 1.2  Die Befehle des Datei-Menüs mit der Liste der zuletzt bearbeiteten Mappen

Tipp: Wenn Sie bestimmte Mappen immer in der Liste sehen möchten, klicken Sie auf den kleinen Pin. Sie werden dann im oberen Teil der Liste angezeigt.

Mit einem erneuten Klick auf das Menü Datei schließen Sie die Liste wieder.

Wichtige Einstellungen in Excel

Wenn Sie grundlegende Einstellungen in Excel vornehmen möchten, nehmen Sie dies über das Fenster Excel-Optionen vor .

  1. Um beispielsweise einzustellen, in welchem Dateiformat Excel die Mappen speichern soll, klicken Sie im geöffneten Menü Datei auf den Eintrag Optionen.
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    Bild 1.3  Das Fenster zu den Excel-Optionen

  2. Das Fenster Excel-Optionen ist in verschiedene Kategorien eingeteilt. Beim ersten Aufruf befinden Sie sich in der Kategorie Allgemein. Um zur gewünschten Kategorie zu gelangen, klicken Sie auf den Kategorienamen.
  3. Schalten Sie zur Kategorie Speichern.

Im ersten Listenfeld können Sie den Standarddateityp zum Speichern Ihrer Mappen festlegen. Office 2010 arbeitet mit dem Dateiformat *.xlsx, unterstützt aber alle Formate der Vorgängerversionen von Office sowie weitere Dateiformate.

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Bild 1.4  Optionen zum Speichern Ihrer Excel-Arbeitsmappen

Über das erste Listenfeld können Sie einstellen, welches Dateiformat Ihnen Excel beim ersten Speichern anbietet. Während des Speicherns können Sie es dann noch ändern.

Im Feld Standardspeicherort können Sie entscheiden, welchen Ordner Ihnen Excel beim ersten Speichern standardmäßig anbietet.

  1. Um zur Excel-Mappe zurückzukehren, bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

Der Informationensbereich zur jeweiligen Mappe

Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wie viel Speicherplatz Ihre Mappe verbraucht oder wann die Mappe zum letzten Mal gedruckt wurde, dann lassen Sie sich die Informationen anzeigen.

  1. Öffnen Sie das Menü Datei und aktivieren Sie den Eintrag Informationen.
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    Bild 1.5  Informationen zur Mappe

  2. Im rechten Bereich finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Informationen zur Mappe. Mit einem Klick auf den Text Eigenschaften bietet Ihnen Excel eine kleine Befehlsliste an. Wenn Sie den Befehl Erweiterte Eigenschaften starten, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie alle Informationen zur Mappe sehen.

1.2  Der Excel-Bildschirm

Die folgende Abbildung zeigt die Bereiche des Excel-Bildschirms.

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Bild 1.6  Die Excel-Tabelle mit den einzelnen Elementen

Eine Excel-Tabelle

Die Tabelle wird in Excel auch Arbeits- oder Tabellenblatt genannt. Sie ist in Zeilen und Spalten unterteilt. Die kleinste Einheit auf einem Arbeitsblatt ist die Zelle, die ihre Benennung über die Spalten- und Zeilenangaben erhält. In der folgenden Abbildung befindet sich der Cursor in der Zelle C4: Spalte C, Zeile 4.

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Bild 1.7  Die aktive Zelle im Tabellenblatt

So groß ist Ihr Excel-Tabellenblatt

Ein Tabellenblatt besteht immer aus Zeilen und Spalten. Eine wichtige Fragestellung wäre: Aus wie vielen Zeilen und Spalten besteht ein solches Blatt?

Um dies festzustellen, öffnen Sie ein leeres Tabellenblatt und drücken die Tastenkombination (Strg)+(¼). Es sind genau 1.048.576 Zeilen!

Drücken Sie nun (Strg)+(Æ). Sie gelangen in die Spalte XFD. Die Spalten sind mit Buchstaben gekennzeichnet. Es geht los mit A, B C … bis Z, dann weiter mit AA, AB, AC usw. bis XFD. XFD ist die 16.384 und damit die letzte Spalte auf dem Blatt.

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Bild 1.8  Groß genug? Mehr geht nicht!

Zur Vollständigkeit: Mit (Strg)+(½) kommen Sie wieder nach oben in die erste Zeile, mit (Strg)+(æ) wieder in die erste Zelle.

Um schnell wieder in die Zelle A1 zu gelangen, verwenden Sie am besten die Tastenkombination (Strg)+(Pos1).

Tipp: Die oben beschriebenen Tastenaktionen bis auf (Strg)+(Pos1) funktionieren nur in einem leeren Tabellenblatt. Bei einem Blatt, in das bereits Daten eingetippt wurden, gelangen Sie mit diesen Aktionen zur letzten mit Daten gefüllten Zelle eines Bereichs.

Pro Blatt stehen somit 17.179.867.184 Zellen für die Dateneingabe zur Verfügung. Wir weisen darauf hin, dass Sie nicht die Verpflichtung haben, alle diese Zellen mit Informationen zu füllen.

Grundlagen zu Tabellenblättern

Jedes Mal, wenn Sie Excel starten oder die Befehlsfolge Datei / Neu / Leere Arbeitsmappe wählen, erhalten Sie eine Mappe mit mehreren leeren Tabellenblättern.

Anzahl der Tabellenblätter einstellen

Wenn Sie nun sagen: »Ich werde aber nur glücklich, wenn jede neue Mappe fünf Blätter enthält«, dann gibt es auch hier eine Lösung:

  1. Wählen Sie über das Menü Datei den Befehl Optionen.
  2. Aktivieren Sie die Kategorie Allgemein.
  3. Im Feld Die folgende Anzahl Blätter aufnehmen stellen Sie die Anzahl der neuen Tabellenblätter ein, die Sie benötigen. In der folgenden Abbildung ist das Feld hervorgehoben.
  4. Bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.
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    Bild 1.9  Die Anzahl der Blätter pro neuer Arbeitsmappe

    Tipp: Diese Aktion wird erst aktiv, wenn Sie jetzt eine neue leere Arbeitsmappe öffnen.

Ein neues Tabellenblatt in eine bestehende Mappe einfügen

Wenn Sie bei Ihrer Arbeit bemerken, dass Sie ein weiteres Blatt benötigen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

Hinter dem letzten Tabellenblatt sehen Sie die Schaltfläche Tabellenblatt einfügen.

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Bild 1.10  Ein neues Blatt direkt über die neue Schaltfläche einfügen

Mit einem Klick auf die Schaltfläche wird ein neues Blatt hinter dem letzten Tabellenblatt mit fortlaufender Nummerierung eingefügt.

Tipp: Um ein neues Tabellenblatt direkt zwischen zwei vorhandenen Blättern einzufügen, führen Sie einen Rechtsklick auf das rechte Tabellenblattregister durch. Wählen Sie den Befehl Einfügen und doppelklicken Sie auf das Symbol Tabellenblatt.

Die Statusleiste am unteren Bildschirmrand

In der Statusleiste erhalten Sie Informationen zum aktuellen Bearbeitungsstand.

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Bild 1.11  Die Excel-Statusleiste

Mit dem Wort Bereit signalisiert Excel Ihnen, dass Sie mit der Eingabe in die aktive Zelle beginnen können. Während Sie Daten in eine Zelle eingeben, meldet Excel dies mit dem Text Eingeben. Das Wort Bearbeiten erscheint immer dann, wenn Sie vorhandene Zellinhalte verändern.

Mit dem Schalter image4.png starten Sie die Aufzeichnung eines Makros.

Wenn Sie Zellen mit Zahlen markiert haben, zeigt Excel Ihnen in der Statusleiste die folgenden Ergebnisse: Mittelwert, Anzahl und Summe.

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Bild 1.12  Die Berechnungen in der Statusleiste

Die Ansichten in Excel

Über die nächsten drei Schaltflächen ändern Sie die Anzeige Ihrer Tabelle.

In der Normalansicht bearbeiten Sie Ihre Tabellen. Diese Ansicht gab es immer schon in Excel.

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Bild 1.13  Die Normalansicht

In der Seitenlayoutansicht können Sie direkt das Drucklayout erzeugen. So erstellen Sie die Kopf- und Fußzeilen direkt auf dem Tabellenblatt.

Diese Ansicht gibt es seit der Excel Version 2007. Die Seitenlayoutansicht wird im Kapitel 5 beschrieben.

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Bild 1.14  Die Ansicht Seitenlayout

In der Umbruchvorschau bestimmen Sie den Seitenwechsel beim Ausdruck. Diese Ansicht wird auch im Kapitel 5 beschrieben.

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Bild 1.15  Die Ansicht Umbruchvorschau

Ansicht vergrößern und verkleinern

Über den Zoom-Regler am rechten unteren Rand können Sie durch Ziehen mit der Maus die Ansicht der Tabelle stufenlos vergrößern bzw. verkleinern.

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Bild 1.16  Die Darstellung der Tabelle vergrößern

Mit einem Klick auf das Plus- bzw. Minus-Symbol verändern Sie die Darstellungsgröße in 10-%-Schritten.

Wer die Darstellungsgröße lieber über das Dialogfenster einstellt, klickt auf die Schaltfläche, in der der aktuelle Zoomfaktor (z. B. 100 %) angezeigt wird. Excel zeigt dann das Dialogfenster Zoom an.

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Wenn Sie eine individuelle Größe festlegen möchten, geben Sie sie ins Feld Benutzerdefiniert ein. Die Eingabe muss zwischen 10 und 400 liegen.

Mit der Option An Markierung anpassen vergrößern bzw. verkleinern Sie die Anzeige passend zur aktuellen Zellmarkierung.

Informationen werden in der Statusleiste angezeigt

Wenn Sie weitere Informationen in die Statusleiste einbringen möchten, führen Sie einen Rechtsklick durch.

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Bild 1.17  Die Statusleiste anpassen

Jetzt können Sie weitere Funktionen wie beispielsweise Minimum oder Maximum einfügen. Mit einem Klick auf den Eintrag Zoomregler schalten Sie diesen Bereich aus.

1.3  Daten erfassen und bearbeiten

Wenn Sie Daten in eine Zelle eingeben möchten, müssen Sie die Zelle vorher markieren.

Um eine Zelle zu markieren, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

Wenn Sie jetzt (Eingabe) drücken, wird die Zelle in der Spalte AC, Zeile 1234 markiert.

Eingabe- oder Tab-Taste

Jedes Mal, wenn Sie in eine Zelle etwas eingegeben haben, müssen Sie Excel mitteilen, dass die Eingabe beendet ist. Dabei haben Sie wie immer mehrere Möglichkeiten:

Sollten Sie merken, dass Sie die falsche Zelle für Ihre Eingabe gewählt haben, können Sie, bevor Sie mit (Eingabe) bestätigen, die Taste (Esc) drücken. Damit brechen Sie die Eingabe ab, der vorherige Wert wird angezeigt. Alternativ können Sie auch auf das rote Kreuz in der Bearbeitungsleiste klicken.

Symbol

Beschreibung

Taste

Icn01_01.tif

Eingabe abschließen

(Eingabe)

Icn01_02.tif

Eingabe abbrechen

(Esc)

Icn01_03.tif

Funktionsassistent öffnen

Tabelle 1.1  Die Symbole in der Bearbeitungsleiste

Tipp: Die Schaltfläche Icn01_03.tif ist während der Texteingabe nicht aktiv. Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet den Funktionsassistenten. Mehr hierzu im Kapitel 7.

Texte erfassen

Geben Sie Ihren Text ein und drücken Sie (Eingabe). Lassen Sie sich dabei zunächst nicht davon irritieren, dass der Text vielleicht rechts aus der Zelle »heraushängt«.

Nach der Eingabe signalisiert Ihnen Excel durch linksbündiges Ausrichten, dass Sie einen Text eingegeben haben.

Tipp: Natürlich können Sie den Text auch rechtsbündig gestalten. Aber hier geht es um die erste Eingabe in ein leeres Tabellenblatt.

Kap01_21.tif

Bild 1.19  So einfach ist die Eingabe von Text.

Zahlen eingeben

Eine wichtige Anmerkung gleich zu Beginn: Geben Sie immer nur die »nackte« Zahl ohne Tausenderpunkte, Währungszeichen oder Einheiten ein.

Wenn Sie eine Zahl eingegeben und (Eingabe) gedrückt haben, wird die Zahl rechtsbündig angezeigt. Damit signalisiert Excel: »Ich habe verstanden, das ist eine Zahl und damit kann ich rechnen.«

Kap01_22.tif

Sollten Sie in einer Zelle eine sehr große Zahl eingeben, beispielsweise eine 1 mit 12 Nullen, und anschließend (Eingabe) drücken, zeigt Ihnen Excel diese Zahl in einer wissenschaftlichen Darstellung.

1E + 12 entspricht 1000 Milliarden.

Wenn Sie eine Zahl eingeben und als Ergebnis nicht die Zahl, sondern #### sehen, teilt Excel Ihnen mit, dass es zur Darstellung der ganzen Zahl in der Zelle nicht genügend Platz gibt. Klicken Sie auf diese Zelle, um ihre Breite zu ändern. Aktivieren Sie das Register Start, klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Sie den Befehl Spaltenbreite automatisch anpassen.

Tipp: Im nächsten und übernächsten Kapitel werden wir uns ausführlich mit der Formatierung der Zellinhalte und der gesamten Tabelle beschäftigen.

Zahlen als Text eingeben

Wenn Sie eine Postleitzahl wie etwa 01234 eingeben und (Eingabe) drücken, nimmt Excel die führende Null weg. Um dies zu verhindern, muss diese Zahl als Text dargestellt werden. Geben Sie hierzu vor der Null ein Apostroph ein. Sie finden es auf Ihrer Tastatur links von der großen (Eingabe)-Taste auf dem (#) Zeichen.

Wenn Sie nach dem Eintippen des Textes (Eingabe) drücken, wird dieses Zeichen nicht in der Zelle angezeigt. Mit diesem Apostroph-Zeichen machen Sie aus der Zahl einen Text.

Je nach Einstellung erhalten Sie jetzt an der Zelle einen Hinweis in Form eines grünen Dreiecks. Wenn Sie auf die Zelle klicken, wird ein Hinweissymbol angezeigt.

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Bild 1.20  Das Apostroph wird in der Zelle nicht gezeigt.

Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich eine Liste und Sie erkennen, dass Excel Ihre Eingabe als möglichen Fehler interpretiert und Ihnen mehrere Alternativen aufzeigt.

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Bild 1.21  Der Hinweis, dass Excel diesen Text als Zahl identifiziert hat

Wenn Sie die Option In eine Zahl umwandeln wählen, wird die Null entfernt. Dann steht nur die 1234 in der Zelle. Wenn Sie die Option Fehler ignorieren wählen, verschwindet die grüne Ecke und das Hinweissymbol.

Tipp: Um die Anzeige der grünen Ecken auszuschalten, klicken Sie auf das Menü Datei und wählen den Befehl Optionen. Markieren Sie die Kategorie Formeln und deaktivieren Sie das Feld Fehlerüberprüfung im Hintergrund aktivieren.

Einen Zellbereich bearbeiten

Eine lästige Sache in Excel: Sie geben Daten in die erste Zeile ein. Zur Eingabe in der nächsten Zeile müssen Sie umständlich die Zellmarkierung wieder in die erste Zelle dieser nächsten Zeile bringen.

Versuchen Sie doch einmal den folgenden Trick:

Wenn Sie eine der Pfeiltasten drücken, hebt dies die Markierung wieder auf.

Tipp: Mit der Tastenkombination (Umschalt)+(Tab) bzw. (Umschalt)+(Eingabe) springt die Zellmarkierung rückwärts.

Zahlen werden als Datum angezeigt

Wem ist das nicht schon einmal passiert: Sie geben etwas ein und Excel interpretiert diese Eingabe falsch. Wir möchten Ihnen dies an einem einfachen Beispiel aufzeigen.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten in eine Zelle den Wert 3,4 eingeben.

Sie vertippen sich aber, geben 3.4 in die Zelle ein und drücken (Eingabe).

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Bild 1.23  Excel interpretiert Ihre Eingabe 3.4 als Datum.

Excel interpretiert nun Ihre Eingabe als Datum und zeigt in der Zelle den Wert 03. April an. Wenn Sie diese Zelle anklicken und in die Bearbeitungsleiste sehen, erkennen Sie, dass es das aktuelle Jahr ist.

Das Ergebnis ist unerwünscht. Klicken Sie einmal auf diese Zelle und drücken Sie die Taste (Entf), um das Ergebnis zu korrigieren.

Geben Sie nun den richtigen Wert 3,4 in diese Zelle ein und drücken Sie (Eingabe).

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Bild 1.24  Jetzt geht’s aber rund!

Nun interpretiert Excel völlig gegen Ihren Willen. In der Zelle wird der 03. Januar 1900 und eine Uhrzeit angezeigt.

Excel hat bei Ihrer ersten Eingabe der Zelle C3 das Format Datum zugewiesen. Das bedeutet, egal welche Zahl Sie eingeben, Excel macht grundsätzlich ein Datum daraus.

Sollte Ihnen so etwas passieren, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  1. Markieren Sie die Zelle mit dem Datumswert.
  2. Aktivieren Sie das Register Start. Öffnen Sie die Schaltfläche Löschen, das ist die mit dem Radiergummi im letzten Bereich Bearbeiten, und wählen Sie den Befehl Formate löschen.
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    Bild 1.25  Nur die Formate in der Zelle löschen, die Inhalte bleiben, wie sie eingegeben wurden.

Nach dieser Aktion steht nun wieder der korrekte Wert in der Zelle.

Tipp: Alternativ können Sie auch im Bereich Zahl auf dem Register Start die oberste Schaltfläche öffnen und den Eintrag Standard auswählen.
Im Kapitel 7 erhalten Sie viele Informationen zum Rechnen mit Datumswerten. Dort erfahren Sie auch, wie Excel auf den 3. Januar 1900 kommt.

So korrigieren und löschen Sie die Eingaben

Um einen Text oder eine Zahl in einer Zelle zu korrigieren, stehen Ihnen wieder mehrere Alternativen zu Verfügung. Bevor wir diese auflisten, hier noch ein wichtiger Hinweis: Sollte eine Ziffer oder ein Wort fehlen, dürfen Sie nicht die Zelle markieren und sofort das fehlende Zeichen tippen. Damit würden Sie den bis jetzt in der Zelle stehenden Inhalt vollständig überschreiben.

Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen für die Korrektur:

Rückgängig machen

Eine der wichtigsten Excel-Funktionen ist das Rückgängigmachen der letzten Aktionen. Stellen Sie sich vor, Sie haben aus Versehen ein paar Zellen gelöscht. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Rückgängig in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Die letzte Aktion wird rückgängig gemacht, sodass der ursprüngliche Zellinhalt wieder erscheint.

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Bild 1.26  Das und noch viel mehr kann ungeschehen gemacht werden.

1.4  Zellen automatisch ausfüllen lassen

Sie können Excel die Daten, die Sie immer wieder eingeben müssen, wie etwa Monatsnamen, Wochennamen oder Quartalsangaben, automatisch ausfüllen lassen. Excel kann sogar noch mehr: Es merkt sich Ihre Eingaben. Wenn Sie immer wieder die Namen der Mitarbeiter, eine Liste von Städten oder Kostenstellennamen eingeben müssen, wird es höchste Zeit für die Funktion AutoAusfüllen. Auch Zahlen kann Excel aufzählen. Lassen Sie sich überraschen.

Zellinhalte kopieren

Nehmen wir an, Sie haben in eine Zelle einen Text eingegeben und im Anschluss diese Zelle gestaltet. Jetzt möchten Sie diese Zelle kopieren.

  1. Markieren Sie die Zelle und zeigen Sie auf das AutoAusfüllkästchen.
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    Bild 1.27  Das AutoAusfüllkästchen

  2. Ziehen Sie, wenn der Mauszeiger zu einem Plus-Symbol wird, mit gedrückter linker Maustaste nach unten.

Excel hat jetzt den Inhalt und die Formate kopiert.

Außerdem wird am Ende der Liste die Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen gezeigt.

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Bild 1.28  Die Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie entscheiden, ob Sie nur die Formate oder nur den Text vervielfältigen möchten.

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Bild 1.29  Die drei Angebote der Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen

AutoAusfüll-Listen

Geben Sie das Wort Montag in eine Zelle ein. Ausnahmsweise müssen Sie jetzt nicht die Taste (Eingabe) drücken. Zeigen Sie mit der Maus auf das Ausfüllkästchen, es befindet sich in der rechten unteren Ecke der markierten Zelle. Wenn der Mauszeiger zu einem schlanken Plus-Symbol wird, ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste in eine Richtung. Sie können am Quickinfo, der jetzt am Mauszeiger sichtbar wird, erkennen, welcher Tag gerade aufgezogen wird.

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Bild 1.30  Die Wochentage ausfüllen

Dabei ist es egal, mit welchem Tag oder Monat Sie anfangen und in welche Richtung Sie ziehen. Es klappt in alle vier Richtungen.

Probieren Sie es jetzt einmal mit zweistelligen Bezeichnungen für Tage, wie beispielsweise Di für Dienstag.

Wenn Sie die Maustaste loslassen, erscheint immer die kleine Einfügen-Schaltfläche, die im Folgenden beschrieben wird.

Ohne die Wochenenden

Wenn Sie nur die Wochentage ohne die Wochenenden erstellen möchten, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  1. Geben Sie den ersten Tag, z. B. Dienstag, in eine Zelle ein.
  2. Zeigen Sie mit der Maus auf das Ausfüllkästchen unten rechts von der markierten Zelle.
  3. Wenn Ihr Mauszeiger zu einem schlanken Plus-Symbol wird, ziehen Sie die Markierung nach unten. Während des Ziehens »zählt« Excel die Wochentage weiter, zuerst auch mit den Wochenenden.
  4. Ziehen Sie bis zum gewünschten Tag und lassen Sie dann die Maustaste los. Es erscheint wieder die Einfügen-Schaltfläche. Öffnen Sie sie.
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    Bild 1.31  Die Einfügen-Schaltflächen

  5. Aktivieren Sie die Option Wochentage ausfüllen.

Jetzt werden nur die fünf Tage der Arbeitswoche angezeigt.

Excel »kennt« auch die vollen Monatsnamen sowie deren dreistellige Abkürzungen, wie Jan, Feb und so weiter. Probieren Sie diese ruhig einmal aus.

Zusätzlich sind Excel auch die gängigen Begriffe zu den Quartalen bekannt. Außerdem kann Excel auch Begriffe durchnummerieren, z. B. Test 1. Durch das Ziehen wird daraus Test 2, Test 3 usw.

Die folgende Abbildung zeigt einige Beispiele:

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Bild 1.32  Einige fertige Listen

Listen mit einem Doppelklick ausfüllen

Sie können eine Liste auch mit einem Doppelklick automatisch nach unten ausfüllen lassen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine große Liste, die bis Zeile 20.000 geht. In der ersten leeren Spalte, z. B. X, müssen Sie einen Text oder eine Formel durch Ziehen nach unten kopieren. Dann dauert das Ziehen am Ausfüllkästchen eine Weile. Außerdem kann es passieren, dass die Excel-Markierung »über das Ziel« (Zeile 20.000) hinausschießt.

Probieren Sie doch einmal den folgenden Befehl aus:

  1. Setzen Sie den Cursor direkt neben eine Spalte, die bereits Werte enthält.
  2. Geben Sie einen Text ein und doppelklicken Sie auf das Ausfüllkästchen.

Excel füllt jetzt die Werte so weit aus, bis in der Spalte links daneben die erste leere Zelle kommt.