Das Chaos hat ein Ende

Kosteneinsparung durch intelligente Informationssuche

Einleitung

Persönlicher Zugang

Im Jahr 1992 hatte ich die Möglichkeit, in einem internationalen Unternehmen Fuß zu fassen. Ich begann im System Support und meine Karriere ging innerhalb von 15 Jahren zum Key-Account-Manager im öffentlichen Bereich. In Österreich bzw. im deutschsprachigen Raum ist dieser Konzern als reine Vertriebsorganisation als Dienstleistungsunternehmen tätig. Das Geschäft dieses Unternehmens besteht im Vertrieb von digitalen Drucksystemen vom Einzelarbeitsplatz bis zu Hochleistungsdrucksystemen. Dazu bietet es diverse Softwarelösungen für die Druckvorstufe und Dokumentenmanagement-Lösungen.

In einem internationalen Unternehmen gibt es natürlich viele verschiedene IT-Systeme, um den täglichen Betrieb aufrechtzuerhalten. Es sind historisch bedingt unterschiedlich gewachsene Systeme.

Speziell im Vertrieb arbeitete ich mit den unterschiedlichsten IT-Systemen.

Für die Kommunikation war Microsoft Outlook zuständig. Im globalen Adressbuch standen nur alle internen Kontakte zur Verfügung. Die diversen persönlichen Ansprechpartner bei Kunden konnte man als lokale Kontakte abspeichern. Die diversen Kalkulationen, Angebote, Fallstudien und dergleichen wurden teilweise auf verschiedenen Server-Laufwerken in einer Kunden-Struktur abgelegt. Die effektiven Kalkulationen von Projekten wurden teilweise in SAP und in eigenen SAP-nahen Kalkulationstools gemacht. Bei Beauftragung wurde die gültige Kalkulation in einen Auftrag umgeändert. Um die Historie eines Kunden und dessen Aufträge bzw. Geräte einzusehen, gab es wiederum ein eigenes System. Der Support und die Technik hatten ihre eigenen Systeme, um die Tätigkeiten bei den Kunden zu dokumentieren.

Nach dem Ausscheiden aus diesem Konzern und dem Beginn meiner Selbstständigkeit wurde mir erst wirklich bewusst, wie viele Arbeitsschritte und mehrfache Eingaben notwendig waren, um Projekte abwickeln zu können. Hinzu kam, dass eine Vertretung nie „meine Ablagestruktur“ kannte. Somit war auch keine flächendeckende Nachvollziehbarkeit der wichtigen Informationen gegeben. Speziell nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters werden ja die jeweiligen E-Mail-Konten und lokalen Daten am Notebook gesperrt.

Es wurde mir sehr bald klar, dass eine zentrale Stelle geschaffen werden musste, um alle relevanten Informationen abzuspeichern. Zusätzlich sollten diese Daten auch untereinander verknüpft werden.

Ziele

Durch die Schnelllebigkeit des Geschäftslebens, die geringer werdenden Margen bei Aufträgen und die stärker werdende Konkurrenz ist es speziell in kleinen und mittleren Unternehmen sehr wichtig, dass die Informationsverwaltung so einfach wie möglich zu bedienen ist.

Mit meiner Darstellung zeige ich auf, dass es für KMUs (von Einpersonenunternehmen bis ca. 50 Mitarbeiter) Mittel und Wege gibt, auf einfache Weise eine gut organisierte Verwaltung einzuführen. Dies hat für den Unternehmer folgende Vorteile:

Arbeitsmethodik

Für das Verfassen dieser Darstellung dienten folgende Grundlagen:

Der Arbeitsplatz der Zukunft

Es gibt zwei Dinge, die wir über die Zukunft der Arbeit sicher wissen: Sie wird deutlich verteilt stattfinden und erheblich mehr Zusammenarbeit erfordern.

Dass diese beiden Trends in Konflikt miteinander stehen, ist jedoch schon das eigentliche Problem. Unsere Arbeitsweise verändert sich dramatisch. Mitarbeiter sind deutlich mobiler geworden. Dank neuer Technologien ist es mittlerweile einfacher und günstiger, mit Freunden, Kollegen, Geschäftspartnern und natürlich auch mit Kunden weltweit in Verbindung zu bleiben.

Solche Interaktionen sind zunehmend entscheidend für den Unternehmenserfolg. Zusammenarbeit, d. h. die Erledigung von Arbeit zusammen mit anderen Menschen, wird als Schlüssel zum Erfolg gesehen.

John Dunne brachte es schon auf den Punkt, indem er schrieb: „Niemand ist eine Insel.“

Nitin Nohria und Morten Hansen bemerkten vor Kurzem, dass „Firmen entstehen, damit Menschen gemeinsam erreichen können, was der Einzelne allein nicht schaffen kann.“

Um die Sache noch zu erschweren, wird ein großer Schwerpunkt der zukünftigen Arbeit auf Schnelligkeit liegen. Es wird darum gehen, schneller als die Mitbewerber Ideen in marktfähige Produkte umzuwandeln, diese Produkte an den Kunden zu bringen, und auf Chancen und Herausforderungen zu reagieren. Durch die neuen Arbeitsweisen ist es umso wichtiger, dass alle Mitarbeiter im Anlassfall auf den gleichen Wissensstand zugreifen können, um eine optimale Verbindung mit den Kunden leben zu können.

Um in dieser neuen Arbeitsumgebung erfolgreich zu sein, müssen sich sowohl die Mitarbeiter als auch die Führungskräfte neue Fähigkeiten und Tools aneignen, die ihnen Folgendes ermöglichen:

„Zusammenarbeit kann als wertsteigernde Interaktion begriffen werden, die es Mitarbeitern, Kunden, Anbietern und Partnern ermöglicht, effektiv und effizient Geschäftsziele zu erreichen, gute Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen und Wissen auszutauschen.“

Unternehmen müssen sich in einer von Dynamik und Wandel geprägten Wirtschaftswelt behaupten. Mitarbeiter übernehmen dabei einen wichtigen Part. Ihre Motivation und ihre Produktivität beeinflussen entscheidend den Unternehmenserfolg. Dabei kommt dem informationstechnischen Umfeld am Arbeitsplatz besondere Bedeutung zu. Wie sieht dieser Arbeitsplatz in Zukunft aus? Eine spannende Frage, die zum Blick hinter die Kulissen von Trends und Technologien, Konzepten und Lösungen einlädt.

Die Geschäftswelt ändert sich

Menschen haben über Jahrhunderte hinweg Barrieren und Einschränkungen überwinden müssen, um miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Entfernungen und Grenzen erwiesen sich immer wieder als Hindernisse für Teamarbeit und brachten so manches Projekt zu Fall. Mit dem digitalen Fortschritt hat sich das geändert.

Die Welt rückt näher zusammen. Was früher viel Zeit und Aufwand kostete, lässt sich heute einfach und schnell erledigen: nicht nur am eigenen Arbeitsplatz, sondern überall. Mobilität heißt das Schlagwort. Jederzeit und überall kommunizieren und arbeiten zu können, ist längst kein Trend mehr, sondern Normalität in der heutigen Arbeitswelt. Und die Entwicklung geht weiter. Immer mehr Menschen kaufen und nutzen Notebooks. Smartphones finden reißenden Absatz. Jeder will und kann mobil sein – und er ist es.

Dieser Trend wird ohne Frage stark durch die sogenannten „Digital Natives“ beeinflusst, die verstärkt auf den Arbeitsmarkt drängen. Für diese in eine digitale Welt hineingeborenen Nutzer sind mobile Geräte und die Nutzung von Medien rund um Social Media zur Selbstverständlichkeit geworden. Das hat Auswirkungen auf die Arbeitswelt.

Erstens stehen diese Mitarbeiter neuen Entwicklungen offen und positiv gegenüber. Zweitens werden sie aktiv die Unterstützung ihrer Arbeit durch moderne Technik einfordern. Und drittens werden sie keine Probleme haben, Web 2.0 und Folgetechnologien auch für geschäftliche Ziele einzusetzen.

Nimmt man noch andere Entwicklungen wie die Flexibilisierung von Arbeitszeiten und neue Arbeitsmodelle hinzu, richtet den Blick auf demografische Perspektiven und vergisst nicht die Umwelt- und Energieproblematik, so wird eines deutlich: Die Geschäftswelt steht vor erheblichen und nachhaltigen Umwälzungen. Dabei nimmt IT eine wesentliche Rolle ein.

Ihr Arbeitsplatz – wie Sie ihn bisher kannten

Bevor ich den Blick in die Zukunft des Arbeitsplatzes richte, möchte ich den traditionellen Arbeitsplatz näher betrachten. Nachfolgende Situation mag nicht mehr für alle Unternehmen zutreffen. Aber es gibt immer noch viele, in denen es am Arbeitsplatz so bestellt ist, wie geschildert:

Das Arbeitsgerät steht im Mittelpunkt. Einmal über Größe und Typ entschieden, mit Betriebssystem und Anwendungen ausgestattet und lokal installiert, bleibt es jahrelang unverändert. Auch das Benutzerprofil ist statisch auf dem Gerät vorhanden. Im Prinzip dreht sich immer alles um das Gerät. Wenn es nicht verfügbar ist oder nicht funktioniert, kann man seine Anwendungen nicht nutzen und hat keinen Zugang zu seinen Daten. Mit anderen Worten: Arbeitsfluss und -produktivität sind in starkem Maße vom Gerät abhängig.

Zweifelsfrei steht diese Abhängigkeit des Anwenders von seinem Gerät im starken Widerspruch zur Flexibilität, die gefordert ist, um sich im Wettbewerb auf dem Markt behaupten zu können.

Außerdem wirft die enge Verknüpfung aller Komponenten wie Hardware, Betriebssystem, Anwendungen und Benutzerprofil Probleme hinsichtlich der Abhängigkeit der Komponenten voneinander auf. Das gilt auch im Hinblick auf deren Lebensdauer. Jede Veränderung an einer der Komponenten wirkt sich auf alle anderen Komponenten aus. Entsprechend wird die IT-Abteilung bei diesem monolithischen Ansatz mit zahllosen individuellen Konfigurationen konfrontiert, die einen enormen Aufwand im Hinblick auf das Lifecycle-Management verursachen. Viele Supportanfragen sind auf derartige Problemfälle zurückzuführen, die zum Alltagsgeschehen in vielen Unternehmen gehören.

Die Komplexität des monolithischen Ansatzes führt zu langen Wiederherstellungszeiten nach einem Ausfall. Das verlängert die Zeitspanne, in der die betroffenen Endnutzer in ihrer Produktivität eingeschränkt sind. Hinzu kommt, dass eine regelmäßige Sicherung geschäftskritischer Daten durch alle Endnutzer nicht gewährleistet ist. Deshalb besteht stets die Gefahr des Datenverlusts. Weitere Sicherheitsrisiken ergeben sich aus einer Vielzahl von Schwachstellen, die ein Potenzial für unbefugte Manipulationen oder Datenzerstörung sowie Datendiebstahl darstellen. All diese Risiken stehen im starken Widerspruch zu erforderlichen Compliance-Vorschriften und -Regeln.